Wraz ze wzrostem liczby podmiotów zajmujących się szeroko pojętą branżą kosmetyczną wzrasta konkurencja pomiędzy nimi, a także coraz silniejsza staje się tendencja do ciągłego poszerzania gamy produktów kosmetycznych. Na polskim rynku pojawiają się nowe substancje lub ich mieszaniny pochodzące z tajgi syberyjskiej, dorzecza Amazonki, czy też z dowolnego zakątka świata. Powyższe zjawisko jest korzystne z perspektywy konsumentów, jak również uzasadnione ekonomiczne. Rodzi ono jednak pewne zagrożenia dla samych przedsiębiorców, którzy to w pogoni za nowymi produktami kosmetycznymi muszą respektować ramy prawne wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku dotyczącego produktów kosmetycznych (zwanego dalej też: „Rozporządzeniem”), o czym jednak często zapominają. Przedsiębiorcy niestety często po prostu nie orientują się w zasadach wprowadzania produktów kosmetycznych do obrotu.

Kto ponosi odpowiedzialność za wprowadzenie produktów kosmetycznych na rynek UE?

W świetle przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku dotyczącego produktów kosmetycznych odpowiedzialność za wprowadzony do obrotu produkt kosmetyczny ponosi „osoba odpowiedzialna”. Tę funkcję w zależności od wzajemnych powiązań występujących pomiędzy podmiotami tworzącymi łańcuch dostaw może pełnić producent, importer lub dystrybutor. W pierwszej kolejności należy jednak zwrócić uwagę na problem podmiotów tworzących łańcuch dostaw produktów kosmetycznych, a także ich wzajemnych relacji. W treści Rozporządzenia nie zostało w sposób jednoznaczny wyjaśnione znaczenie pojęcia „łańcuch dostaw”. Niemniej jednak nie może budzić wątpliwości okoliczność, iż przedmiotowy termin odnosi się do powiązań występujących pomiędzy podmiotami zajmującymi się obrotem produktami kosmetycznymi, a zatem pomiędzy producentem, importerem oraz dystrybutorem.

Producent, importer, dystrybutor i ich role przy wprowadzaniu produktów kosmetycznych do obrotu?

Producent jest zawsze pierwszym ogniwem w każdym łańcuchu dostaw, gdyż wytwarza on produkt kosmetyczny lub zleca jego zaprojektowanie lub wytworzenie i wprowadza ten produkt do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym. Jednak nie zawsze jest on osobą odpowiedzialną za produkt kosmetyczny, czyli osobą gwarantującą, że wprowadzony do obrotu produkt spełnia wszelkie wymogi określone Rozporządzeniu, w tym zarówno wymogi formalne związane z wprowadzaniem produktu do obrotu, jak i wymogi związane z bezpieczeństwem konsumentów i zasadami postępowania w przypadku pojawienie się działań niepożądanych. Jedynie producent mający siedzibę na terytorium Unii Europejskiej jest osoba odpowiedzialną, w pozostałych przypadkach podmioty zajmujące dalsze miejsca w łańcuchu dostaw przejmują tę funkcję.

Kolejnym ogniwem w łańcuchu dostaw jest importer, czyli podmiot mający siedzibę na terytorium Unii Europejskiej, który to wprowadza do obrotu na terytorium wspólnoty produkty kosmetyczne pochodzące z krajów niebędących członkami UE. Wprowadzenie do obrotu oznacza pierwsze udostępnienie produktu kosmetycznego na terytorium jednego z krajów członkowskich UE. Importerem jest zatem podmiotem, który jako pierwszy sprowadza produkty kosmetyczne spoza UE, a następnie dostarcza je do odbiorców znajdujących się na terytorium UE.  Z powyższej przyczyny importer staje się osobą odpowiedzialną za wprowadzony przez siebie produkt kosmetyczny do obrotu

Następnym ogniwem są dystrybutorzy produktów kosmetycznych, a zatem podmioty pozostające w łańcuchu dostaw, niebędące jednocześnie producentem ani importerem, które udostępniają produkty kosmetyczne na rynku. Dystrybutor jest osobą odpowiedzialną, jeżeli wprowadza produkt kosmetyczny do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym lub zmienia produkt już wprowadzony na rynek w sposób mogący mieć wpływ na zgodność z obowiązującymi wymogami.

Reasumując, osobą odpowiedzialną za produkt kosmetyczny w rozumieniu Rozporządzenia jest podmiot, który jako pierwszy udostępnił dany produkt kosmetyczny w jednym z państw członkowskich Unii Europejskiej. Powyższa koncepcja jest w pełni uzasadniona, gdyż to w wyniku działań producenta lub importera określony produkt kosmetyczny pojawił sią na terytorium Unii Europejskiej, zatem powinni oni ponosić konsekwencję swych działań, przejawiające się m.in. w konieczności posiadania odpowiedniej dokumentacji, zgłaszania działań niepożądanych. Udzielają oni swego rodzaju gwarancji, że wprowadzone przez nich produkty kosmetyczne są bezpieczne i zostały wprowadzone z poszanowaniem wszystkich norm i procedur przewidzianych w przepisach prawa. Odpowiedzialność dystrybutora również uzależniona jest od jego działań, gdyż ponowi on odpowiedzialność za wprowadzone przez siebie zmiany produktu kosmetycznego.

Jakie relacje powinny łączyć podmioty tworzące łańcuch dostaw produktów kosmetycznych?

Łańcuch dostaw produktów kosmetycznych nie może istnieć tylko na papierze. Przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1223/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku dotyczącego produktów kosmetycznych wymagają, aby dostawa produktów kosmetycznych pomiędzy poszczególnymi podmiotami tworzącymi łańcuch dostaw odbywała się w rzeczywistości. Należy podkreślić, iż na wniosek odpowiednich organów np. Głównego Inspektora Sanitarnego, osoba odpowiedzialna musi wskazać dystrybutorów, którym dostarczyła produkty kosmetyczne. Z drugiej strony, dystrybutor powinien być w stanie wskazać dystrybutora lub osobę odpowiedzialną, która mu dostarczyła produkty kosmetyczne.

W świetle powyższego nie może budzić wątpliwości okoliczność, że więzi łączące producenta lub importera z dystrybutorem produktów kosmetycznych muszą mieć charakter rzeczywisty. Z literalnego brzmienia przepisu wynika, że podmioty tworzące łańcuch dostaw, to podmiotu, które wzajemnie dostarczają sobie produkty kosmetyczne. Niemniej jednak tych relacji nie można zawężać do samego dostarczenia. Mając na uwadze cel całej regulacji należy raczej opowiedzieć się za stanowiskiem, iż podmioty te powinny pozostawać w relacjach gospodarczych, zaś przejawem istnienia tych relacji jest dostarczanie produktów kosmetycznych.

Czy dystrybutor może zamawiać produkty kosmetyczne bezpośrednio od producenta mającego siedzibę poza UE z pominięciem importera?

Odpowiedź na powyższe pytanie jest złożona, zaś sama kwestia jest źródłem wielu problemów w praktyce. Powodem licznych kontrowersji jest użycie w definicji importera sformułowania, iż jest on podmiotem, który po raz pierwszy udostępnia produkty kosmetyczne na rynku Wspólnoty. W związku z tym wykształciła się nieprawidłowa praktyka sprowadzająca się do tego, że jeden produkt kosmetyczny może mieć tylko jednego importera, gdyż produkt kosmetyczny może zostać udostępniony „po raz pierwszy” tylko raz. Tym samym każdy kolejny podmiot sprowadzający produkty kosmetyczne spoza UE jest tylko dystrybutorem.

Powyższa teza wynika ze zbyt dosłownego rozumienia definicji wprowadzenia do obrotu, zamieszczonej w art. 2 ust. 1 lit. h Rozporządzenia, tj.  z pomięciem pozostałych jego przepisów, jak i celu samej regulacji. Już w art. 4 ust. 5 Rozporządzenia zostało wskazane, że w przypadku produktu kosmetycznego importowanego, osobą odpowiedzialną za konkretny produkt kosmetyczny wprowadzany przez niego do obrotu jest każdy importer. Ten sam produkt kosmetyczny może zostać wprowadzony do obrotu przez kilku importerów, skoro każdy z nich ponosi za niego odpowiedzialność.

Pojawia się zatem problem jak należy rozumieć sformułowanie „po raz pierwszy”? W ocenie autora, importer udostępnia na rynku UE po raz pierwszy, jedynie te produkty kosmetyczne, które to zostały przez niego faktycznie sprowadzone spoza UE, a następnie udostępnione na rynku UE celem konsumpcji, dystrybucji itp. W takiej sytuacji importer staje się osobą odpowiedzialną za wprowadzone do obrotu produkty i jest on również podmiotem, który pierwszy wprowadził dane produkty kosmetyczne na rynek, w znaczeniu daną partię produktów, określoną ilość. Importer ponosi odpowiedzialność jedynie za faktycznie wprowadzone przez siebie produktu kosmetyczne do obrotu, gdyż tylko je udostępnia po raz pierwszy.

Przechodząc do odpowiedzi na powyższe pytanie, należy stwierdzić, że podmiot będący dystrybutorem może zamawiać produktu kosmetyczne bezpośrednio od producenta mającego siedzibę poza terytorium UE, ale w takiej konfiguracji stanie się on importerem produktów kosmetycznych z mocy prawa, gdyż to on będzie wprowadzał produkty kosmetyczne na rynek UE i to on jako pierwszy udostępni określone produkty kosmetyczne. Jednocześnie stanie się on osobą odpowiedzialną.

Jak można wyzbyć się odpowiedzialności?

Zgodnie z art. 4 Rozporządzenia, producent lub importer może wyznaczyć osobę mającą siedzibę na terenie Wspólnoty na osobę odpowiedzialną, udzielając jej pisemnego upoważnienia, które ta osoba akceptuje w formie pisemnej. Tym samym osoba odpowiedzialna przejmie ciążące na producencie lub importerze obowiązki wynikające z Rozporządzenia. Przepisy rozporządzenia nie zawierają szczególnych wymogów jakie powinna spełniać osoba odpowiedziana, niemniej jednak nie może budzić wątpliwości, iż producent lub importer mogą przenieść swe obowiązki jedynie na podmiot, który posiada odpowiednie kompetencje do ich prawidłowego wypełniania. Zatem na podmiot, który legitymuje się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w branży kosmetycznej lub podobnej.

Producent lub importer samodzielnie wybierają podmiot, który będzie pełnił funkcje osoby odpowiedzialnej, ale z drugiej strony ponoszą oni również konsekwencje swego wyboru. W razie wyznaczenia przez producenta lub importera na pełnienie funkcji osoby odpowiedzialnej podmiot nieprofesjonalny, i – po prostu -  najtańszy, producent lub importer mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności na zasadach ogólnych.

Wprowadzanie kosmetyków do obrotu - podsumowanie.

Poszukiwanie nowych substancji, produktów stanowi niewątpliwą szanse na rozwój dla podmiotów z branży kosmetycznej. Nowe produkty, to przecież nowe grono konsumentów, czyli dodatkowe zyski. Należy jednak pamiętać, że podmioty z branży kosmetycznej są zobowiązane do respektowania wszystkich wymagań wynikających z przepisów prawa, a co więcej jako profesjonaliści z tej branży są zobowiązani do zachowania wyższych standardów staranności. Poprzez wprowadzenie produktu kosmetycznego na rynek producent, importer lub dystrybutor gwarantuje, że produkt kosmetyczny jest bezpieczny i zgodny z wszelkimi normami. Naruszenie przez ww. podmioty obowiązków wynikających z przepisów prawa, oprócz zwykłych konsekwencji z tytułu naruszenia przepisów prawa w postaci kar pieniężnych, pociągnie za sobą o wiele większe straty wizerunkowe, których odrobienie nie zawsze jest możliwe. Z powyższych przyczyn, z perspektywy podmiotów działających w branży kosmetycznej, istotna jest prawidłowa identyfikacja pełnionej funkcji w łańcuchu dostaw produktów kosmetycznych i ich wprowadzania do obrotu, gdyż pełniona funkcji determinuje zakres ich obowiązków i odpowiedzialności.

Autorem jest Radca Prawny Jacek Mąka – prawnik Kancelarii Achtelik Siwka i Wspólnicy Adwokaci i Radcy Prawni w Katowicach, www.asiw.pl